درس ۲ — سه حساب واسط و دفتر روزنامهٔ عملیات چک
در عمر یک چک دقیقاً سه دورهٔ انتظار وجود دارد، پس دقیقاً سه حساب هم هست.
رویهٔ کاری پشت این طراحی. چکی که نزد شماست، چکی که بانک در حال وصول آن است و چکی که خودتان نوشتهاید سه ریسک متفاوت با سه صاحب متفاوتاند. اگر در یک حساب ادغام شوند، ماندهٔ حاصل میانگینی از چیزهای بیربط است — به درد گفتوگو با مشتری، بانک یا حسابرس نمیخورد.
سه حساب. هنگام نصب برای شما ساخته میشوند و تنها در صورتی تغییرشان میدهید که کدینگ حساب شما به کدهای مشخصی نیاز داشته باشد.
| حساب واسط | چه چیزی را نگه میدارد | وعدهٔ چه کسی است |
|---|---|---|
| چکهای مدتدار دریافتنی (PDC Receivable) | چکهای مدتدار مشتریان که نزد شماست | وعدهٔ مشتری، و تاریخش هنوز نرسیده است |
| چکهای در جریان وصول (Cheques Under Collection) | چکهایی که واگذار کردهاید و بانک هنوز وصول نکرده است | وعدهٔ بانک، و در حال پردازش است |
| چکهای پرداختنی (Cheques Payable) | چکهایی که صادر کردهاید و هنوز از حساب شما برداشت نشده است | وعدهٔ خودتان، و تأمینکننده هنوز ارائهاش نکرده است |
دفتری که آنها را ثبت میکند. دفتر روزنامهٔ عملیات چک (Cheque Operations) اسناد واسط را برای هر مرحله از چرخهٔ چک ثبت میکند. یک دفتر پیشفرض هنگام نصب ساخته میشود و اگر تیم حسابداری شما ترجیح دهد میتوانید این تنظیم را به دفتر دیگری اشاره دهید. نگهداشتن گردش چک در دفتر مخصوص خودش همان چیزی است که به شما اجازه میدهد یک ماه فعالیت چک را بدون عبور از تکتک ثبتهای دیگر بخوانید.
نصب چه چیزی را سرِ جایش میگذارد. برای هر شرکتی که از پیش کدینگ حساب دارد، ماژول سه حساب واسط و دفتر روزنامهٔ عملیات چک را بهطور خودکار میسازد. دو روش پرداخت — چک (دریافتی) (Cheque (Received)) و چک (صادرشده) (Cheque (Issued)) — روی دفاتر بانکی شما در دسترس میشوند و دو گروه دسترسی افزوده میشود تا مشخص کنید چه کسی چکها را ببیند و چه کسی آنها را مدیریت کند. نه اشتراک جداگانهای در کار است و نه اپلیکیشن دومی برای خرید: ماژول تنها به اپلیکیشن استاندارد account وابسته است و تنها قطعهٔ بیرونی، کتابخانهٔ پایتون num2words است که مبلغ را به حروف مینویسد.
مسیر کلیک. صورتحساب ← پیکربندی ← تنظیمات (Invoicing → Configuration → Settings) را باز کنید و تا بخش مدیریت چک اودون (Odoone Cheque Management) پایین بروید. هرچه ماژول نیاز دارد در همین یک صفحه است و به دو بخش حسابهای واسط (Interim Accounts) و وصول و هشدارها (Clearing & Alerts) تقسیم شده است. نخست سه فیلد حساب را بخوانید و مطمئن شوید به حسابهایی اشاره میکنند که کدینگ شما واقعاً از آنها استفاده میکند.
مثال عملی. چک 004512 به تاریخ 15 اکتبر 2026 مدتدار است، پس در 18 آگوست 2026 مبلغ AED 120,000.00 آن در چکهای مدتدار دریافتنی نشسته و جای دیگری نیست. چکهای در جریان وصول خالی است چون چیزی واگذار نشده، و چکهای پرداختنی خالی است چون چیزی ننوشتهاید. یک نگاه به سه مانده، کل وضعیت چک شرکت را به شما میگوید.
حالت خطا. اگر صفحهٔ تنظیمات نه حساب واسطی نشان میدهد و نه دفتر عملیات چکی، شرکت در لحظهٔ نصب ماژول کدینگ حساب نداشته است، پس چیزی نبوده که آنها را رویش بسازد. کدینگ حساب را پیکربندی کنید، سپس یا سه حساب و دفتر را دستی در صفحهٔ تنظیمات تعیین کنید یا ماژول را دوباره نصب کنید تا خودش بکارد. این را با اشارهدادن فیلدها به حساب بانکی دور نزنید، چون آن کار هر چک را مستقیم وارد موجودی بانک میکند و درس ۱ را باطل میسازد.