درس ۳ — حالت تسویه، و شمارش دوگانهای که عادت نادرست میسازد
این تنها انتخاب پیکربندی است که میتواند یک موجودی بانکی را خراب کند، و درستکردنش سی ثانیه وقت میبرد.
رویهٔ کاری پشت این طراحی. صورتحساب بانکی تنها سند آن چیزی است که بانک شما واقعاً انجام داده است. هر روش حسابداری سرانجام باید با آن بخواند، و پرسشی که این تنظیم مطرح میکند ساده است: کدام طرف این توافق را پیش میبرد، شما یا صورتحساب.
دو حالت. انتخاب کنید که یک چک چگونه وصولشده میشود.
| حالت تسویه | چه اتفاقی میافتد | چه وقت به کارتان میآید |
|---|---|---|
| ثبت دستی تسویه (Manual clearing entry) | ماژول سند تسویه را مستقیماً ثبت میکند، بدهکار بانک و بستانکار چکهای در جریان وصول | وقتی خودتان تسویه را پیش میبرید، معمولاً هنگامی که بیرون از سامانه مغایرتگیری میکنید |
| بر پایهٔ مغایرتگیری صورتحساب بانکی (On bank statement reconciliation) | چک همان لحظه که ردیف واسطش با ردیف صورتحساب مغایرتگیری شود وصولشده علامت میخورد و هیچ سندی ثبت نمیشود | وقتی داخل سامانه مغایرتگیری میکنید و میخواهید صورتحساب تنها منبع ردیفهای بانکی بماند |
سطر دوم را دوباره بخوانید، چون همان سطر ظریف است. حالت مغایرتگیری از خودش هیچ سندی ثبت نمیکند. وضعیت چک تغییر میکند، ردیف بانکی از صورتحساب میآید، و ردیف واسط با آن تطبیق میشود. دقیقاً به همین دلیل در این حالت هیچ چیز نمیتواند تکراری شود: همیشه تنها یک ردیف بانکی وجود دارد و از خود بانک آمده است.
و حالا قاعدهای که از سطر اول محافظت میکند. در حالت دستی، ماژول سمت بانکی گردش را ثبت کرده است، پس اگر همان گردش چک را همچنین از یک صورتحساب بانکی واردشده هم ثبت کنید، ردیف بانکی دوبار شمرده میشود. این ایراد سامانه نیست و هیچ هشداری هم نمیدهد، چون از بیرون این دو مثل دو تراکنش قانونی بهنظر میرسند. تسویهٔ دستی را انتخاب کنید و ردیف صورتحساب واردشده برای آن چک باید با سندی که ماژول از پیش ثبت کرده تطبیق شود نه اینکه از نو ثبت گردد.
مسیر کلیک. در همان صفحهٔ تنظیمات، بخش وصول و هشدارها را باز کنید و فیلد حالت تسویه را بخوانید. اگر بر پایهٔ مغایرتگیری صورتحساب بانکی غیرفعال است، همین انتظار میرود: این حالت به یک رابط مغایرتگیری بانکی نیاز دارد تا با آن تطبیق کند، و تا وقتی چنین رابطی نصب نباشد این گزینه در دسترس نیست. در آن صورت ثبت دستی تسویه را نگه دارید که بدون هیچ رابط اضافی کار میکند، و قاعدهٔ بالا را بیاستثنا رعایت کنید.
مثال عملی. فرض کنید چک 004512 در تاریخ سررسیدش بهطور کامل وصول شده بود. در تسویهٔ دستی، ماژول یک سند ثبت میکند — بدهکار بانک AED 120,000.00 و بستانکار چکهای در جریان وصول AED 120,000.00 — و حساب واسط به صفر برمیگردد. در حالت مغایرتگیری همان نتیجه از سمت دیگر میآید: ردیف واسط را با ردیف صورتحساب بانکی تطبیق میدهید، چک به وصولشده تغییر میکند، و هیچ سند دومی در هیچ کجا وجود ندارد. یک دفتر کل، دو مسیر، و تنها یکی از آنها از شما انضباط میخواهد.
حالت خطا. چکی که خودبهخود وصول نمیشود تقریباً همیشه پرسشی دربارهٔ حالت تسویه است نه یک ایراد. در حالت مغایرتگیری، چک تنها وقتی وصول میشود که ردیف واسطش با ردیف صورتحساب بانکی مغایرتگیری شود، پس صورتحساب را مغایرتگیری کنید و وضعیت دنبالش میآید. در حالت دستی، طبق طراحی هیچ چیز خودکار نیست — شما وصولش میکنید و سند برایتان ثبت میشود.