درس ۴ — اجرای یک ذخیره: محاسبه، بازبینی، ثبت
کار ماهانه کوتاه است. هر چه در آن دشوار بود، در درس ۳ رخ داده است.
- به کارکنان ← ذخیرههای پایان خدمت (Employees → End-of-Service Provisions) بروید و رکوردی بسازید.
- دوره را تنظیم کنید، دوره از (Period From) و دوره تا (Period To).
- روی محاسبه (Compute) کلیک کنید. برای هر کارمند یک سطر ظاهر میشود که خدمت مستمر، دستمزد پایهٔ استفادهشده، استحقاق پیش از سقف، سقف قانونی و تعهد این دوره را نشان میدهد.
- سطرها را بررسی کنید. نشانهٔ محدود به سقف (Capped) کسانی را مشخص میکند که سقف دستمزد دو سال برایشان اعمال شده است.
- روی ثبت (Post) کلیک کنید. برای کل اجرا یک سند حسابداری واحد ساخته میشود که حساب هزینه را بدهکار و حساب بدهی را بستانکار میکند، و اجرا قفل میشود.
پیش از آنکه هر کدام از اینها ثبت شود، باید سه حساب وجود داشته باشد. روی شرکت دفتر روزنامه پایان خدمت (EOSB Journal)، حساب هزینه پایان خدمت (EOSB Expense Account) و حساب بدهی پایان خدمت (EOSB Liability Account) را تنظیم کنید. تا وقتی هر سه تنظیم نشوند ماژول از ثبت خودداری میکند و پیام دقیقاً نام میبرد کدامها غایباند. این خودداری عمدی است: هیچ حسابی را حدس نمیزند، چون سندی متوازن که در جای اشتباه ثبت شده باشد بسیار سختتر از سندی که هرگز ثبت نشده پیدا میشود.
خواندن چهار عدد روی یک سطر. استحقاق پیش از سقف آن چیزی است که ماده 51(1) از خدمت و دستمزد پایه تولید میکند. سقف قانونی دستمزد دو سال است، از فیلدهای دستمزد سقف. ذخیرهٔ انباشته استحقاقی است که پس از اعمال هر سقف واقعاً نگهداری میشود. و تعهد این دوره رقم انباشته منهای آن چیزی است که اجراهای ثبتشدهٔ پیشین ذخیره کردهاند — و همین آخری مبلغی است که به دفتر کل میرود.
مثال محاسبهشده. اجرای اوت 2026 برای شرکتی با همان سه کارمند ما، جایی که ژوئیه بهشکل عادی محاسبه و ثبت شده بود.
| کارمند | خدمت مستمر | استحقاق پیش از سقف | سقف قانونی | ذخیرهٔ انباشته | تعهد این دوره |
|---|---|---|---|---|---|
| رانیا | 7 سال و 6 ماه | AED 72,000 | AED 576,000 | AED 72,000 | AED 1,000 |
| مارکو | 28 سال و 8 ماه | AED 244,500 | AED 432,000 | AED 244,500 | AED 750 |
| عایشه | 4 ماه | AED 1,400 | AED 288,000 | AED 1,400 | AED 350 |
| جمع | AED 317,900 | AED 317,900 | AED 2,100 |
ثبت، یک سند حسابداری واحد برای اجرا تولید میکند: AED 2,100 بدهکار به حساب هزینهٔ پایان خدمت و AED 2,100 بستانکار به حساب بدهی پایان خدمت. هر تعهد ماهانه چیزی نیست جز شمار روزهای سالانهٔ همان فرد تقسیم بر دوازده که به نرخ روزانهاش قیمت خورده است — 2.5 روز با نرخ AED 400 برای رانیا، 2.5 روز با نرخ AED 300 برای مارکو و 1.75 روز با نرخ AED 200 برای عایشه.
چهار قاعده دربارهٔ اجراها که یک تماس پشتیبانی را از شما کم میکند. برای هر شرکت در هر دوره فقط یک ذخیره، که در سطح پایگاه داده الزام شده است، پس یک دوره را نمیتوان دو بار اجرا کرد. اجرای ثبتشده قفل است و محاسبهٔ دوبارهٔ آن نیازمند برگرداندن یا لغو سند حسابداریاش، بازگرداندن اجرا به پیشنویس و محاسبهٔ دوباره است. اگر در دوره چیزی جابهجا نشده باشد، اجرا بدون ساختن سند خالی بهعنوان ثبتشده علامت میخورد. و ذخیره پس از لغو فیش حقوقی باقی میماند، چون سند خودش را ثبت میکند و سوار بر حقوقودستمزد نیست — بدهی صرفنظر از اجرای حقوقودستمزد وجود دارد.
خودکارسازی، هر وقت آماده بودید. تنظیمات ← فنی ← اقدامات زمانبندیشده ← «پایان خدمت: ذخیره ماهانه» (Settings → Technical → Scheduled Actions) را فعال کنید. آنگاه ذخیرهٔ ماه گذشته را برای هر شرکت پیکربندیشده محاسبه و ثبت میکند. اگر شرکتی را رد کند، دلیلش در گفتوگوی رکورد ذخیرهٔ همان شرکت نوشته میشود، چون یک شرکت پیکربندینشده رد میشود تا اجازه ندهد بقیه را متوقف کند. دربارهٔ اختیارات: مسئولان منابع انسانی ذخیرهها را میخوانند، مدیران منابع انسانی آنها را میسازند و محاسبه و ثبت میکنند، و هر شرکت فقط ذخیرههای خودش را میبیند.
خطای رایج. خودداری از ثبت مثل یک اشکال نرمافزاری بهنظر میرسد و نیست. اگر ماژول به شما بگوید ذخیره تا پیکربندی دفتر روزنامه و حساب هزینه و حساب بدهی قابل ثبت نیست، همانجا گفته است کدام غایب است — و درمان روی فرم شرکت است، نه داخل اجرا. اما نسخهٔ واقعاً خطرناک این وضع، عکس آن است: نشانهرفتن حساب بدهی به یک حساب تعهدی عمومی که چیز دیگری هم از آن استفاده میکند. ثبت میشود، موازنه میشود، و درس ۸ تفاوتی را به شما نشان میدهد که نمیتوانید توضیحش دهید.