مشخصات فنی می‌گوید کاربر نباید بتواند هیچ مقداری را در فایل تغییر دهد. Odoone این را نه فقط در لحظهٔ نوشتن که پس از آن هم رعایت می‌کند: هر Generate & Download در کنار دانلود یک رکورد بایگانیِ تغییرناپذیر ذخیره می‌کند، تا فایلی که از سامانهٔ شما بیرون رفته همچنان درون آن توصیف شده باشد.

مسیر کلیک. خروجی‌های پیشین در حسابداری ← پیکربندی ← فایل حسابرسی FTA ← فایل‌های FAF تولیدشده (Accounting → Configuration → FTA Audit File (FAF) → Generated FAF Files) قرار دارند. یکی را باز کنید تا هش SHA-256 آن را ببینید — یک اثر انگشت ۶۴ نویسه‌ای از دقیقاً همان بایت‌ها — به‌همراه شمارش‌ها و جمع‌های کنترلی هر بخش. نام فایل شمارهٔ ثبت مالیاتی و بازه را در خود دارد، پس حسابرس با یک نگاه می‌فهمد کدام مؤدی و کدام فصل را در دست دارد.

دو جملهٔ مربوط به دسترسی را باید پیش از تنظیم دسترسی هر کسی با هم خواند. یک User می‌تواند فایل‌های بایگانی‌شده و نگاشت کد مالیاتی را ببیند، و زیرمنوی پیکربندی که هر دو را در خود دارد فقط برای Managers نمایان است. پس اگر کسی در کار روزمره‌اش لازم دارد از منو به بایگانی برسد، به او Manager بدهید؛ کسی که فقط دستیار را اجرا می‌کند و پیش‌نمایش و دانلود می‌گیرد به آن نیاز ندارد.

بازتولید کاری در اختیار مدیر است و پیامدی دارد که ارزش دارد در یک جمله گفته شود، چون همین درس به‌خاطر آن وجود دارد. بازتولید یک هش تازه می‌سازد و فایل پیشین را حذف می‌کند. نه نسخه‌ای تازه در کنار نسخهٔ قدیمی — فایل پیشین از بین می‌رود و با آن توانایی شما برای بازسازی بایت‌هایی که شاید هشِ آن‌ها را به کسی گفته باشید.

دنبالش کنید. این شرکت فایل Q2 خود را در 5 ژوئیه 2026 تولید کرد و برای سازمان مالیاتی فرستاد. در 19 ژوئیه یک همکار فاکتور ژوئن را با تاریخ گذشته ثبت کرد و مدیری به‌قصد کمک فایل را بازتولید کرد تا «بایگانی با دفاتر بخواند». بایگانی حالا فایل 19 ژوئیه را با هش 19 ژوئیه دارد. اما فایلی که سازمان مالیاتی می‌خواند در 5 ژوئیه تولید شده و دیگر چیزی در سامانه نمی‌تواند محتوایش را اثبات کند.

پس سه عادت بسازید تا مسئله از میان برود. هش SHA-256 و تاریخ تولید را همان لحظه که فایلی را می‌فرستید ثبت کنید، در هر جایی که مکاتبات را در آن نگه می‌دارید. بایت‌های دقیقی را که فرستاده‌اید بیرون از سامانه هم نگه دارید. و وقتی داده‌های زمینه‌ای واقعاً تغییر کرده‌اند، آگاهانه بازتولید کنید و بعد صریح به حسابرس بگویید که برای آن بازه فایل دومی هم هست و از او می‌خواهید کدام‌یک را بخواند.

الگوی خطا: دو فایل برای یک بازه، بدون هیچ نشانهٔ تمایز. نام فایل شمارهٔ ثبت مالیاتی و بازه را در خود دارد، پس فایل بازتولیدشده نامی مانند فایلی می‌گیرد که جایش را گرفته — همان مؤدی، همان فصل، همان شکل نام. هش و تاریخ تولید تنها چیزهایی هستند که آن‌ها را از هم جدا می‌کنند، و همین دلیل خوبی است که هر دو را پیش از آنکه کسی وسوسه شود Regenerate را بزند ثبت کنید.