از تکلیف قانونی شروع کنید، چون بیشتر نگرانی پیرامون FAF از بدخوانی همین تکلیف می‌آید. فایل حسابرسی در سند الزامات نرم‌افزارهای حسابداری مالیاتی سازمان مالیاتی فدرال امارات، به تاریخ اکتبر 2017 تعریف شده است. آن سند تعیین می‌کند نرم‌افزار حسابداری مالیاتیِ مورد تأیید باید چه توانایی‌هایی داشته باشد، و FAF در آن به‌عنوان یک الزام توانمندی نرم‌افزار آمده است، نه تکلیف تسلیم دائمی برای هر مؤدی. شما FAF را هر فصل تسلیم نمی‌کنید، آن‌گونه که اظهارنامهٔ 201 مالیات بر ارزش افزوده را تسلیم می‌کنید. فقط باید بتوانید آن را به درخواست سازمان مالیاتی فدرال — همان نهادی که مالیات‌های فدرال امارات را اداره می‌کند — تولید کنید، و در عمل این درخواست در جریان یک حسابرسی می‌رسد.

مشخصات فنی از آن زمان تاکنون به‌روزرسانی نشده است. نسخه FAFv1.0.0 است و امروز هم همچنان FAFv1.0.0 است. FAF v2 وجود ندارد. هیچ قالب XML یا SAF-T هم در انتظار جایگزینی CSV نیست. و FAF به‌کلی از چارچوب صورت‌حساب الکترونیکی PINT AE جداست — تکلیفی دیگر، قالبی دیگر، زمان‌بندی‌ای دیگر و سامانه‌هایی دیگر. این را صریح به هر کسی که می‌پرسد بگویید، چون هر چیز دیگری در مالیات امارات از 2017 تا امروز تغییر کرده و مردم به‌درستی گمان می‌کنند این هم تغییر کرده است.

محدودیت‌های فنی کوتاه و قطعی‌اند. فایل باید مقادیر جداشده با کاما (.csv) باشد. نباید تصویر باشد — اسکن، عکس یا PDF یک صفحهٔ گسترده این الزام را برآورده نمی‌کند. و کاربر نباید بتواند هیچ مقداری را در آن تغییر دهد. تنها چیزی که کاربر انتخاب می‌کند بازه‌ای است که فایل پوشش می‌دهد.

دو گونه از این فایل وجود دارد: فایل حسابرسی مالیات بر ارزش افزوده (FTA VAT Audit File) و فایل حسابرسی مالیات مصرف (FTA Excise Tax Audit File). هر دو ساختار سه‌جدولیِ یکسانی دارند — اطلاعات شرکت، فهرست خرید و فهرست فروش — و هر جدول سطرهای سرآیند، بدنه و پاورقی دارد. درس ۲ این ساختار را باز می‌کند. دربارهٔ آنچه ماژول پوشش می‌دهد هم دقیق باشید: راهنمای آن تولید فایل هفت‌بخشیِ سمت مالیات بر ارزش افزوده را شرح می‌دهد و تولید گونهٔ فایل حسابرسی مالیات مصرف را شرح نمی‌دهد، پس بر پایهٔ این دوره چنین فایلی را به حسابرس خود وعده ندهید.

یک نکته را بهتر است پیش از حسابرسی با مدیریت خودتان روشن کنید، نه در میانهٔ آن. تولید FAF چیزی را نمی‌بندد. دریافت آن توانایی سازمان مالیاتی را برای راستی‌آزمایی سوابق اصلی از میان نمی‌برد، پس فاکتورها، قراردادها، اسناد گمرکی و صورت‌حساب‌های بانکیِ پشت این فایل دقیقاً به همان اندازهٔ گذشته اهمیت دارند. فایل داده‌های شما را به‌سرعت قابل بررسی می‌کند؛ جای مدرک را نمی‌گیرد.

دو چیز را نتوانستیم از منبع اصلی بیابیم و شما هم نباید فرضشان کنید. سند الزامات خودِ فایل را تعریف می‌کند نه رویهٔ پیرامون آن: نمی‌گوید پس از درخواست سازمان مالیاتی چقدر فرصت دارید فایل را تولید کنید، و هیچ سندی که جریمه‌ای برای تولید نکردن آن تعیین کند در دسترس ما نبود. بر این اساس کار کنید که پاسخ فوری است، از سامانه‌ای که از پیش پیکربندی شده، هر مهلتی را که واقعاً به شما داده شد نزد مشاورتان ببرید، و رقمی را که هیچ‌کس نمی‌تواند به منبعش استناد کند تکرار نکنید.

این موضوع در Odoone کجا می‌نشیند. دستیار تولید در حسابداری ← گزارش‌گیری ← فایل حسابرسی FTA (Accounting → Reporting → FTA Audit File (FAF)) است. بایگانی و نگاشت کد مالیاتی در حسابداری ← پیکربندی ← فایل حسابرسی FTA (Accounting → Configuration → FTA Audit File (FAF)) هستند. هر کاری در این دوره در همین دو جا انجام می‌شود و هیچ کلید تنظیماتی نیست که اول دنبالش بگردید.

الگوی خطا: منو اصلاً آنجا نیست. اگر FTA Audit File (FAF) زیر حسابداری ← گزارش‌گیری (Accounting → Reporting) دیده نشد، کاربر عضو گروه‌های دسترسی ماژول نیست. یک راهبر تنظیمات ← کاربران (Settings → Users) را باز می‌کند، کاربر را انتخاب می‌کند و امتیاز UAE FTA Audit File را روی User می‌گذارد — که دستیار را اجرا می‌کند و فایل‌های بایگانی‌شده و نگاشت را می‌بیند — یا روی Manager، که می‌تواند نگاشت را ویرایش کند و فایل را بازتولید کند. زیرمنوی پیکربندی فقط برای مدیران نمایان است.