درس ۸ — چکهای صادرشده، دستهچکها و ابطال/توقف
حالا جهت را برعکس کنید. کاغذ مال شماست، شمارهگذاری مال شماست، و انضباط فرق میکند.
رویهٔ کاری پشت این طراحی. برگ چک سندی شمارهدار و قابل انتقال است. تأمینکنندهای که برگ 000149 را دارد سرانجام ارائهاش میکند، و شرکتی که نمیتواند بگوید برگ 000149 برای چه بوده، یا شماره را دوبار استفاده کرده، پیش از آنکه مشکل حسابداری داشته باشد مشکل کنترلی دارد.
مدل ذهنی. چک صادرشده از یکی از برگهای شمارهدار دستهچک شما کشیده میشود، روی چک واقعی چاپ میشود، و بعد یا وصولشده میشود، یا با دستور توقف پرداخت باطل (Voided) میگردد، یا برگشت (Bounced) میخورد. ارزش آن از لحظهٔ صدور تا وقتی بانک از حسابتان برداشت کند در چکهای پرداختنی منتظر میماند، و این آینهٔ درس ۱ است: موجودی شما در همان لحظه که چک مینویسید پایین نمیآید، چون پول هنوز نرفته است.
دستهچکها و برگی که ماژول به شما میدهد. حسابداری ← چکها ← دستهچکها (Accounting → Cheques → Checkbooks) را باز کنید و هر دستهچک فیزیکی را ثبت کنید: حساب بانکی مربوط به آن، شمارهٔ نخستین و آخرین برگ، و وضعیت آن. هنگام صدور چک، ماژول برگ استفادهنشدهٔ بعدی را به شما میدهد تا شمارهگذاری پیوسته بماند و هیچ برگی دوبار استفاده نشود. کل کنترل همین است و کار میکند چون آن ثبت وجود دارد — دستهچک ثبتنشده نمیتواند چیزی به شما بدهد.
ابطال و توقف یک دکمهاند و دو نتیجه. روی ابطال / توقف (Void / Stop) کلیک کنید، دلیل توقف پرداخت یا خرابشدن برگ را وارد کنید، و آنچه بعد رخ میدهد به این بستگی دارد که چک از پیش چه بوده است.
| چه چیزی را باطل میکنید | ماژول چه ثبت میکند | چرا |
|---|---|---|
| یک برگ پیشنویس | خراب، بدون سند | هرگز چیزی صادر نشده، پس ارزشی جابهجا نشده و چیزی برای معکوسکردن نیست |
| یک چک صادرشده | لغو یا معکوس | ارزش در چکهای پرداختنی ثبت شده بود، پس سند باید باز شود نه فراموش |
تسویهٔ خودکار، و چه وقت آن را خاموش بگذارید. تسویهٔ خودکار چکهای صادرشده (Auto-clear issued cheques) بهصورت اختیاری اجازه میدهد چکهای صادرشده بهجای انتظار برای یک اقدام دستی، در تاریخ سررسیدشان خودکار وصول شوند. این برای تأمینکنندگانی که سرِ وقت به بانک میروند راحت است و برای بقیه گمراهکننده، چون چکی که در تاریخش وصولشده علامت میخورد ادعایی دربارهٔ بانک است نه واقعیتی از آن. اگر صورتحساب بانکی سندی است که به آن اعتماد دارید خاموشش بگذارید، که همان غریزهٔ حالت مغایرتگیری در درس ۳ است.
مسیر کلیک. حسابداری ← چکها ← چکهای صادرشده (Accounting → Cheques → Issued Cheques) را باز کنید، یا پرداخت تأمینکننده را با روش چک (صادرشده) ثبت کنید و بگذارید سند برایتان ساخته شود. برای چاپ، از چاپ چکها (Print Cheques) روی یک چک استفاده کنید، یا چند چک را در فهرست صادرشدهها انتخاب و آن را از منوی ⚙ اقدام برگزینید؛ جادوگر با چکهای ازپیشانتخابشده باز میشود.
مثال عملی. شرکت Gulf Fittings Trading LLC مبلغ AED 68,500.00 را با چک به Falcon Aluminium Trading LLC میپردازد. ماژول برگ 000149 را از دستهچکی که از 000101 تا 000200 امتداد دارد تحویل میدهد، ارزش در چکهای پرداختنی منتظر میماند، و موجودی بانک تا وقتی تأمینکننده ارائهاش نکند بدون تغییر است. اگر برگی در چاپگر گیر کند و خراب شود: تا وقتی هنوز برگ پیشنویس است باطلش کنید، خراب ثبتش کنید، و هیچ سندی ثبت نمیشود — دستهچک صرفاً به 000150 میرود.
حالت خطا. اشتباه این است که انتظار داشته باشید ابطال دو بار یکسان رفتار کند. ابطال یک برگ پیشنویس خراب هیچ سندی ثبت نمیکند و این کسی را شگفتزده نمیکند؛ اما ابطال چکی که صادر و چاپ شده باید سندی را باز کند، چون ارزش پیشتر در چکهای پرداختنی نشسته بود. اگر تأمینکنندهای بگوید چکی گم شده، آن را توقف پرداخت روی یک چک صادرشده بدانید و انتظار سند معکوس را داشته باشید، سپس جایگزین را روی برگ بعدی صادر کنید نه با استفادهٔ دوباره از همان شماره.