والآن اعكسوا الاتجاه. الورق ورقكم، والترقيم ترقيمكم، والانضباط مختلف.

الممارسة التي يعالجها هذا. ورقة الشيك مستند مرقّم قابل للتداول. والمورد الذي يحمل الورقة 000149 سيقدّمها يوماً ما، والشركة التي لا تستطيع بيان الغرض من الورقة 000149، أو التي استخدمت الرقم مرتين، لديها مشكلة ضبط قبل أن تكون لديها مشكلة محاسبة.

النموذج الذهني. يُسحب الشيك الصادر من إحدى أوراق دفتر شيكاتكم المرقّمة، ويُطبع على الشيك الحقيقي، ثم يصير مُحصّلاً أو مُبطلاً (Voided) بإيقاف الصرف أو مرتجعاً (Bounced). وتنتظر قيمته في الشيكات الدائنة من لحظة إصداره حتى يخصم البنك من حسابكم، وهذا هو انعكاس الدرس 1: لا ينخفض رصيدكم لحظة تحرير الشيك، لأن المال لم يغادر بعد.

دفاتر الشيكات، والورقة التي تسلّمها لكم الوحدة. افتحوا المحاسبة ← الشيكات ← دفاتر الشيكات (Accounting → Cheques → Checkbooks) وسجّلوا كل دفتر شيكات ورقي: الحساب البنكي التابع له، ورقم أول وآخر ورقة فيه، وحالته. وعند إصدار شيك تسلّمكم الوحدة الورقة التالية غير المستخدمة، فيبقى الترقيم متصلاً ولا تُستخدم ورقة مرتين. هذا هو الضبط كله، وهو يعمل لأن السجل موجود — فالدفتر غير المسجَّل لا يستطيع أن يسلّمكم شيئاً.

الإبطال والإيقاف زر واحد ونتيجتان. انقروا إبطال / إيقاف (Void / Stop)، وأدخلوا سبب إيقاف الصرف أو تلف الورقة، وما يحدث بعدها يعتمد على ما يكون الشيك عليه أصلاً.

التحصيل التلقائي، ومتى تتركونه مطفأً. يتيح التحصيل التلقائي للشيكات الصادرة (Auto-clear issued cheques) اختيارياً أن تُحصَّل الشيكات الصادرة تلقائياً في تاريخ استحقاقها بدل انتظار خطوة يدوية. وهو مريح مع الموردين الذين يصرفون في موعدهم ومضلّل مع غيرهم، لأن الشيك المعلَّم مُحصّلاً في تاريخه ادعاء عن البنك لا واقعة منه. فاتركوه مطفأً إذا كان كشف حسابكم هو السجل الذي تثقون به، وهي الغريزة نفسها التي في وضع التسوية في الدرس 3.

مسار النقر. افتحوا المحاسبة ← الشيكات ← الشيكات الصادرة (Accounting → Cheques → Issued Cheques)، أو سجّلوا دفعة المورد بطريقة شيك (صادر) ودعوا المستند يُنشأ لكم. وللطباعة استخدموا طباعة الشيكات (Print Cheques) من شيك واحد، أو حدّدوا عدة شيكات في قائمة الصادرة واختاروها من قائمة ⚙ الإجراء؛ فيفتح المعالج والشيكات محدَّدة مسبقاً.

المثال المحسوب. تدفع Gulf Fittings Trading LLC إلى Falcon Aluminium Trading LLC مبلغ AED 68,500.00 بشيك. تسلّمكم الوحدة الورقة 000149 من الدفتر الممتد من 000101 إلى 000200، وتنتظر القيمة في الشيكات الدائنة، ويبقى الرصيد البنكي كما هو حتى يقدّمه المورد. وإذا انحشرت ورقة في الطابعة وتلفت: أبطلوها وهي ما زالت ورقة مسودة، وسجّلوها تالفة، ولا يُسجَّل أي قيد — وينتقل الدفتر ببساطة إلى 000150.

نمط الفشل. الخطأ هو توقّع أن يتصرف الإبطال بالطريقة نفسها مرتين. فإبطال ورقة مسودة تالفة لا يسجّل شيئاً، وهذا لا يفاجئ أحداً؛ أما إبطال شيك صدر وطُبع فلا بد أن ينقض قيداً، لأن القيمة كانت في الشيكات الدائنة أصلاً. وإذا قال مورد إن شيكاً ضاع فعاملوه بوصفه إيقاف صرف على شيك صادر وتوقّعوا العكس، ثم أصدروا البديل على الورقة التالية بدل إعادة استخدام الرقم.