درس ۵ — چاپ با قالب...، و شخصیسازی یک فرم ارائهشده
چه چیزی در میان است. دیر یا زود کسی میخواهد فرم تغییر کند — یک اصلاح در متن، یک ستون، یادداشتی بالای بخش امضا. پرسش مهم این نیست که آیا میتوانید تغییرش دهید. این است که در ارتقای بعدی چه بر سر تغییر شما میآید، و بیشتر تیمها این پرسش را تنها زمانی میپرسند که یک ارتقا پیشتر بهجایشان پاسخ داده باشد.
مدل ذهنی. قالبهای ارائهشده قفل هستند تا ارتقا هرگز آنها را بازنویسی نکند. شما از یکی رونوشت میگیرید و رونوشت را ویرایش میکنید: رونوشت از آنِ شماست، قفل نیست و میتواند پیشفرض شما شود. قفل را حفاظت بخوانید نه محدودیت — همین است که بهبود دادن نسخهٔ اصلی را برای ما بیخطر میکند و نگهداشتن نسخهٔ شما را برای شما.
کجا را نگاه کنید. گزینهٔ چاپ با قالب... (Print with Template…) در منوی عملیات رکورد قرار دارد. هرجا یک نوع سند بیش از یک قالب داشته باشد، امکان انتخاب میان آنها را میدهد و اگر بخواهید، انتخابتان را برای دفعهٔ بعد بهخاطر میسپارد. فاکتور فروش آشکارترین نمونهٔ رکوردی است که بیش از یک فرم برایش موجود است. راهنماها فهرست نمیکنند کدام قالب به کدام نوع سند وصل است، پس این را الگویی مورد انتظار بدانید نه فهرستی مستند، و بگذارید خودِ گزینه به شما بگوید روی رکورد پیشِ رویتان چه چیزی در دسترس است.
مثال عملی. یک تغییر مطابق هویت بصری خودتان روی فاکتور مالیاتی، در سه حرکت.
- از فاکتور مالیاتی FTA ارائهشده رونوشت بگیرید. رونوشت قفل نیست و از آنِ شماست.
- رونوشت را ویرایش کنید — با متن و چیدمان خودتان. نسخهٔ اصلی دقیقاً همانطور که ارائه شده باقی میماند، پس هیچ کاری که اینجا میکنید در ارتقا از دست نمیرود و هیچ کاری که اینجا میکنید فرمی را که دیگران به آن تکیه دارند خراب نمیکند.
- رونوشت را پیشفرض خود کنید، سپس یک سند را با چاپ با قالب... چاپ کنید تا مطمئن شوید رکورد اکنون هر دو را نشان میدهد و نسخهٔ شما همان است که میآید.
حالت خطا. دو حالت، و دومی آرامتر است. اول: کسی میکوشد قالب ارائهشده را مستقیم ویرایش کند، آن را قفل مییابد و نتیجه میگیرد بسته انعطاف ندارد — راهحل همان رونوشت است و بیش از یک دقیقه نمیبرد. دوم: کسی رونوشت میگیرد، ویرایش میکند، از نتیجه خوشش میآید و هرگز آن را پیشفرض نمیکند، پس نیمی از دفتر همچنان نسخهٔ اصلی را چاپ میکند و هیچکس نمیفهمد چرا دو نسخه از یک فاکتور در گردش است. رونوشت را پیشفرض کنید، یا از چاپ با قالب... استفاده کنید و انتخاب را ذخیره کنید. و اگر قالبی که میدانید وجود دارد اصلاً پیشنهاد نمیشود، این بازگشت به درس ۱ است: فعالش کنید.
ایدهای که با خود میبرید: رونوشت از آنِ شماست و از هر ارتقا جان به در میبرد؛ نسخهٔ اصلی از آنِ ماست و هیچکدام از ما نمیتواند خرابش کند.