درس ۱ — قطعنامهٔ هیئت وزیران 109 سال 2023 چه میخواهد
پیش از هر نرمافزاری، خودِ تکلیف قانونی.
قطعنامهٔ هیئت وزیران شمارهٔ 109 سال 2023 دربارهٔ تنظیم رویههای مالک ذینفع واقعی در تاریخ 6 نوامبر 2023 صادر شد. مادهٔ 22 آن قطعنامهٔ هیئت وزیران شمارهٔ 58 سال 2020 را لغو میکند؛ همان سندی که بیشتر سیاهههای در گردش هنوز به آن ارجاع میدهند. اگر پروندهٔ شما به 58 سال 2020 اشاره دارد، از رده خارج است و هر چیزی که بر آن بنا شده نیز همینطور. منبع: قطعنامهٔ هیئت وزیران 109/2023، مادهٔ 22.
هر شخص حقوقی دارای مجوز یا ثبتشده در امارات سه چیز را نگه میدارد:
- دفتر مالک ذینفع — اشخاص حقیقی که در نهایت مالک شرکتاند یا آن را کنترل میکنند، با همان دادههایی که خودِ قطعنامه نام برده است. مادهٔ 8.
- دفتر شرکا یا سهامداران — چه کسی روی کاغذ چه دارد؛ پرسشی متفاوت که پاسخش هم اغلب متفاوت است. مادهٔ 10.
- افشای اعضای نامزد هیئتمدیره — عضو هیئتمدیرهای که به دستور شخص دیگری عمل میکند این را اعلام میکند و اعلام درون دفتر شرکا یا سهامداران ثبت میشود. مواد 9 و 10(2).
فکری که با خود ببرید: اینها دفترهایی است که نگه میدارید، نه اظهارنامههایی که تسلیم میکنید. کسی آنها را مهر نمیکند، کسی تأییدشان نمیکند و هیچچیز به شما نمیگوید که نادرستاند تا روزی که مرجعی بپرسد. دقیقاً به همین دلیل سابقه باید بهتنهایی قابل دفاع باشد — چون تنها مدرک موجود همان است.
پرسشی دربارهٔ شمول که باید خودتان پاسخش را بیابید. مادهٔ 3(2)(ب) «مناطق آزاد مالی» را از قطعنامه مستثنا میکند، اما هرگز نامشان را نمیبرد. به همین دلیل ماژول هیچ فهرستی از مناطق مستثنا عرضه نمیکند و این دوره هم فهرستی نخواهد ساخت. پیش از آنکه فرض کنید بیرون از این نظام هستید، وضعیت خود را از مرجع ثبت یا مشاورتان بپرسید — فرض اینکه درون آن هستید و نگه داشتن یک دفتر خوب، هزینهٔ بسیار کمی برایتان دارد.
یک ماژول از Odoone و نه بیشتر. دفتر مالک ذینفع اودون (Odoone UBO Register) را از بخش برنامهها نصب کنید. این ماژول به Odoone Base وابسته است که بخش تنظیمات › Odoone (Settings › Odoone) را فراهم میکند، و منوهای خودش در برنامهای مستقل به نام ثبت ذینفعان واقعی امارات (UAE UBO Register) قرار دارند.
تا کسی را در گروه نگذارید، هیچکس آن برنامه را نمیبیند. گروه UBO: کارشناس (UBO: Officer) را به کسانی بدهید که دفتر را نگهداری میکنند و UBO: مدیر (UBO: Manager) را به کسی که رژیم را پیکربندی و درخواستهای مراجع را رسیدگی میکند؛ هر دو از مسیر تنظیمات › کاربران (Settings › Users). دسترسی هرگز از نقش حسابداری یا انطباق به ارث نمیرسد: مدیر حسابداری این داده را نمیبیند مگر آنکه خودتان او را دستی بیفزایید. این یک تصمیم طراحی عمدی است، نه غفلت، و درس ۳ توضیح میدهد چرا تصمیم درستی است.
اشکال رایج. «برنامهٔ ثبت ذینفعان واقعی امارات را اصلاً نمیبینم.» شما در گروه UBO نیستید. این حالت پیشفرض هر کاربر در پایگاه داده است، از جمله مدیران هر چیز دیگر، و دقیقاً همانطور کار میکند که خواسته شده.