درس ۵ — یادآوریها، چرا مالِ شما اجرا نشد، و آن چهار پیام
بیشتر مردم این ماژول را برای یک قابلیت نصب میکنند: چیزی که پیش از انقضای یک سند ظاهر شود. همین قابلیت هم بیش از همه در ماه نخست خراب گزارش میشود، و برای آن یک دلیل مستند وجود دارد که در راهنمای کاربری صریح آمده است.
مسیر کلیک. به تنظیمات › فنی › اقدامات زمانبندیشده (Settings › Technical › Scheduled Actions) بروید و یادآوری تمدید مجوز (Licence Renewal Reminders) را فعال کنید. روزانه اجرا میشود. عمداً خاموش عرضه میشود تا نصب یک ماژول هرگز پیش از آمادگی شما به نمایندگی از شما چیزی نفرستد — که پیشفرض درستی است، و در ضمن دلیل سکوت یادآوریهای شماست.
یادآوری چگونه میرسد. پس از فعالسازی این اقدام، هر مجوز با عبور از هر فاصله، فعالیتی برای کاربر مسئولش میسازد. این فعالیتی روی همان رکورد است، در همان جایی که همهٔ فعالیتهای دیگر آن شخص هست — نه صندوق ورودی جداگانهای که باید یادتان باشد سر بزنید، و نه اعلانی که با بستن مرورگر ناپدید میشود.
هر فاصله یکبار اجرا میشود. بستن فعالیت آن را بازنمیگرداند، و اجرای دوباره در همان روز نسخهٔ تکراری نمیسازد. این عمدی است و انتخاب درستی است: یادآوریای که هر صبح دوباره ظاهر شود به مردم یاد میدهد بیآنکه بخوانندش ببندندش، و تا هفتهٔ سوم دیگر کسی نمیبیندش. چهار تذکر که هرکدام معنایی دارند بهتر از نود تذکر بیمعناست.
و همین وزن واقعی روی فیلد کاربر مسئول میگذارد. اگر فاصلهای برای کسی اجرا شود که شرکت را ترک کرده، آن تذکر خرج شده است — ماژول دوباره آن را نمیسازد، و بعدی یک ماه یا بیشتر فاصله دارد. وقتی کسی میرود یا نقشش عوض میشود، فهرست مجوزها را مرور کنید و رکوردهایی را که مسئولشان بود منتقل کنید. چند دقیقه طول میکشد، و تقریباً تنها نگهداریای است که این ماژول از شما میخواهد.
آن چهار پیام اعتبارسنجی. اینها پیامهایی هستند که ماژول میسازد، و هرکدام چیز مشخصی به شما میگویند. پیش از آنکه چیزی را عوض کنید ستون میانی را بخوانید، چون سهتا از این چهارتا ماژولی است که درست کار میکند:
| پیام | یعنی چه | چه کنید |
|---|---|---|
| این شمارهٔ مجوز پیشتر ثبت شده است | مجوزی فعال با همان شماره برای آن شرکت و آن نوع وجود دارد | بهجای ساختن رکورد تازه، روی رکورد موجود تمدید را بزنید |
| مجوزی منقضی شده اما وضعیت هنوز فعال است | وضعیت هنگام تغییر تاریخها و هنگام اجرای روزانهٔ اقدام تازه میشود، و هیچکدام هنوز رخ نداده است | اقدام زمانبندیشده را فعال کنید، یا رکورد را ویرایش و ذخیره کنید تا همین حالا تازه شود |
| تنها یک مجوز پیشنویس میتواند فعال شود | رکورد پیشتر فعال، تمدید یا لغو شده است | اگر واقعاً مناسب است، نخست بازگردانی به پیشنویس را به کار ببرید |
| نوع مجوز X پیش از فعالسازی نیازمند سند است | روی نوع، نیازمند سند فعال است و هیچ اسکنی پیوست نشده | اسکن را در اسناد پیوست کنید، یا نیازمند سند را از نوع بردارید |
سطر دوم سزاوار یک جملهٔ مستقل است، چون همان است که مردم آن را ایراد نرمافزار میخوانند. وضعیت یک مقدار ذخیرهشده است، نه یک محاسبهٔ زنده: وقتی تاریخهای رکورد عوض میشوند و وقتی اقدام زمانبندیشدهٔ روزانه اجرا میشود تازه میشود. اگر اقدام خاموش باشد و کسی رکورد را دست نزده باشد، یک مجوز منقضی میتواند بیپایان همانجا فعال بنماید. فعال کردن اقدام آن را برای همیشه درست میکند؛ باز کردن رکورد و ذخیرهاش همین حالا درستش میکند.
دسترسیها، در یک خط. مجوزها: مدیر (Licences: Manager) همان چیزی است که کاربر برای پیکربندی انواع مجوز لازم دارد، و از تنظیمات › کاربران (Settings › Users) داده میشود. ثبت و تمدید مجوزها به آن نیاز ندارد؛ اما تغییر معنای یک نوع برای همه، دارد.
مثال عملی. Cobalt Freight FZ-LLC ثبت چهار مجوزش را پنجشنبهای تمام میکند و شش هفته چیزی نمیشنود. با بررسی معلوم میشود اقدام زمانبندیشده هرگز فعال نشده بود — سوابق تمام مدت درست بودند و ماژول دقیقاً همان کاری را میکرد که با آن عرضه میشود. همان بعدازظهر فعالش میکنند، اجرای روزانه آغاز میشود، و نخستین فعالیتی که به مدیر دفتر میرسد روی کارت تأسیسی است که از زمان بایگانیشدنش کسی به آن فکر نکرده بود.
حالت خطا. «یادآوریها ماهها کار کردند و بعد برای یک مجوز قطع شدند.» سه چیز را به ترتیب بررسی کنید: اینکه آیا آن مجوز هنوز فعال است و تمدیدشده یا پیشنویس نیست، اینکه آیا کاربر مسئولش هنوز در شرکت است، و اینکه آیا همهٔ فاصلههای نوعش پیشتر رد شدهاند. هر فاصله یکبار اجرا میشود، پس مجوزی که همهٔ تذکرهایش را خرج کرده تا وقتی تمدید نشود و جانشینی جایش را نگیرد، بنا به طراحی ساکت است.