كل مستند أرسلتموه موجود في مكان ما، ومهمة المشغّل أن يستطيع تحديد ذلك المكان دون أن يسأل أحداً. ولهذا وُجدت قائمة E-Invoice Documents.

تجدونها في المحاسبة ← العملاء ← E-Invoice Documents (Accounting → Customers → E-Invoice Documents)، أو ضمن قائمة إعدادات UAE E-Invoicing. ويمرّ كل مستند عبر Draft ← Generated ← Validated ← Sent ← Delivered ← Acknowledged ← Cleared (FTA)، أو ينتهي إلى Rejected / Failed.

وكونوا صريحين بشأن النطاق الأوسط. فالدليل يسمّي التسلسل لكنه لا يعرّف ما تعنيه Delivered وAcknowledged لدى مزوّدكم تحديداً، لأن ذلك يتوقف على ما يبلّغه المزوّد إلى الركن 1. عاملوا هذه الحالات الثلاث بوصفها وضعاً واحداً — قيد الانتقال — وهذا بالضبط ما تتيحه لكم مرشّحات القائمة. والمرشّحات المهمة هي Outbound/Inbound وIn Transit وRejected / Failed، وهي بينها تجيب عن الأسئلة الثلاثة الوحيدة التي تستحق أن تُسأل عن قائمة بهذا الطول: أهو مستند أُرسله أم أستقبله، وهل ما زال شيء يتحرك، وهل هناك ما هو معطوب.

ويمنحكم ذلك فرزاً يومياً يستغرق نحو خمس دقائق. افتحوا Rejected / Failed أولاً، فتلك بنود عمل مكتوب عليها اسمكم. ثم In Transit مرتّبةً من الأقدم، لأن العمر هو الإشارة — فمستند قيد الانتقال منذ ساعتين أمر طبيعي، ومستند قيد الانتقال منذ الخميس الماضي ليس كذلك. ثم بدّلوا المرشّح إلى Inbound لمستندات الموردين التي تنتظركم، وهي موضوع الدرس 6. وما لا يظهر في هذه العروض الثلاثة إمّا منتهٍ وإمّا لم يُرسل بعد، وكلاهما لا يحتاجكم اليوم.

والآن مسألة عدم القابلية للتعديل، بإيجاز، لأنها تحكم ما يجوز لكم فعله بأي بند في تلك القائمة. فالفاتورة الإلكترونية المرسَلة مختومة بـ SHA-256 ولا يمكن إعادة توليدها ولا إرجاعها إلى مسوّدة. استخدموا View XML لتنزيل الملف المؤرشَف المختوم — فذلك الملف، لا نسخة PDF مُعاد طبعها، هو ما تعرضونه حين يسأل أحدهم عمّا أرسلتموه فعلاً. والدقّة الجديرة بالحفظ: المدير يملك فعلاً صلاحية Reset to Draft، ومع ذلك لن تُعيد فاتورة إلكترونية مرسَلة إلى مسوّدة. فالصلاحية تحكم المستندات التي يمكن إرجاعها؛ وعدم القابلية للتعديل يحكم تلك التي لا يمكن.

والنتيجة بشأن التصحيحات قصيرة وقاطعة. التصحيح مستند جديد، لا تعديل للمستند القديم أبداً. فتصدرون إشعاراً دائناً، أو فاتورة مصحّحة، وتسلك دورة الحياة بنفسها — وهكذا يراها الطرف الآخر والهيئة أيضاً، ما دام لديهم ما أرسلتموه ولا يمكن لأي تعديل منكم أن يبلغه. أما غريزة «نعدّل ملف XML ونعيد الإرسال» فهي غريزة جعل سجلاتكم وسجلات الشبكة تتناقض.

وطريقة الفشل هنا مكالمة دعم تبدأ بـ«اختفت الفاتورة». وهي لم تختفِ. بل هي خلف مرشّح — إذ فُتحت القائمة على In Transit ثم خُلِّص المستند، أو هي واردة والمرشّح على الصادر. فقبل تصعيد أي شيء، امسحوا المرشّحات وابحثوا عن المستند برقم فاتورته. أما النسخة الثانية من المكالمة نفسها فتبدأ بـ«عدّلنا الفاتورة ولا تُعاد إرسالها»، وجوابها الدرس 4 في سطر واحد: لن تُرسَل، وهذا مقصود، والتصحيح الذي تريدونه مستند جديد.

الفكرة التي تحملونها معكم: ثلاثة مرشّحات، وثلاثة أسئلة، وخمس دقائق. ولا شيء أرسلتموه يمكن تغييره — بل يُجاب عنه بشيء جديد فحسب.