تفكّر المواصفة بثلاثة جداول، وتستخدم كلتا نسختي الملف الجداول الثلاثة نفسها: معلومات الشركة، وقائمة المشتريات، وقائمة التوريدات. ولكل منها صفوف رأس ومتن وتذييل. هذه هي البنية التي يتوقع المدقق فتحها، وهي البنية التي يجب أن يكون برنامجكم قادراً على إنتاجها بلا تحرير يدوي.

ينتج Odoone سبعة أقسام، والعلاقة الحسابية بين العددين تستحق أن تحفظوها. معلومات الشركة قسم واحد. وتحصل كل قائمة على قسم خاص بها إضافةً إلى إجمالي منفصل. وتضيف الوحدة دفتر الأستاذ العام مع إجماليه، وهو ليس واحداً من الجداول الثلاثة المسمّاة في المواصفة — وجوده يتيح ردّ القوائم إلى الدفاتر التي جاءت منها.

جدول معلومات الشركة هو الجدول الذي يمرّ عليه الناس سريعاً ثم يخطئون فيه، لأنه الجزء الوحيد من الملف الذي يتحدث عنكم لا عن معاملاتكم. وتصف عدة حقول فيه وكالة ضريبية أو وكيلاً ضريبياً يعمل نيابةً عنكم، ولا تحمل محتوى إلا إذا كنتم تستعينون بأحدهما. تطلب المواصفة أن يحمل:

• اسم الخاضع للضريبة بالإنجليزية وبالعربية؛
• رقم التسجيل الضريبي؛
• اسم الوكالة الضريبية ورقم TAN؛
• اسم الوكيل الضريبي ورقم TAAN؛
• تاريخي بداية الفترة ونهايتها؛
• تاريخ إنشاء ملف FAF؛
• اسم برنامج المحاسبة وإصداره؛
• إصدار ملف FAF.

رقم التسجيل الضريبي لا يُضبط في هذه الوحدة. بل يُقرأ من إعداد الضرائب الإماراتية المشترك الذي تضبطونه مرة واحدة في وحدة تقارير ضريبة القيمة المضافة وضريبة الشركات، فيُعرَّف الرقم في موضع واحد لحزمة أودون الضريبية للإمارات بأكملها. وهذه الحقيقة وحدها تفسّر أكثر الشكاوى شيوعاً بشأن معلومات الشركة، وهي نمط الخطأ الوارد أدناه.

كل مبلغ في الملف بعملة الشركة — الدرهم (AED). فكل بند قيد يخزّن رصيده بالدرهم أصلاً، وتُحوَّل ضريبة كل بند في فاتورة بعملة أجنبية بسعر تاريخ الترحيل، لا بسعر اليوم ولا بمتوسط الفترة. فإذا كنتم تصدرون فواتير باليورو أو الدولار، فذلك هو الرقم الذي سيراه مدققكم، ولن يتحرك حين يتحرك سعر الصرف.

وهذا هو شكل القسم الأول من ملف شركة Al Quoz Industrial Supplies LLC للربع الذي تتابعه هذه الدورة. الفترة تُختار في المعالج؛ أما ما عداها فيُقرأ من الإعداد، ومن ثم فالفراغ هنا ثغرة إعداد لا ثغرة بيانات.

نمط الخطأ: رقم تسجيل ضريبي فارغ في معلومات الشركة. معناه أن رقم التسجيل الضريبي لم يُدخَل قط في الإعداد المشترك لوحدة تقارير ضريبة القيمة المضافة وضريبة الشركات. ولا شيء في وحدة FAF يعالج ذلك، ولا يوجد هنا موضع لكتابته. أدخلوا الرقم مرة واحدة في تلك الوحدة ليلتقطه ملف FAF تلقائياً — بما في ذلك في اسم الملف المُنشأ، الذي يتضمّنه.