1. اقرأوا الفهرس مرة واحدة من أوله إلى آخره. إن لم يكن التطبيق مثبَّتاً بعد، فاحصلوا عليه من كتالوج تطبيقات Odoone أو فعّلوا UAE Identifiers من الإعدادات › UAE، ثم افتحوا الإعدادات › المحاسبة › الإعداد › United Arab Emirates › Identifier Catalog وجمّعوا حسب نوع التخزين. عشرون دقيقة أمام تلك الشاشة تخبركم بما يُتوقع أن تحمله شركتكم وأين تعيش كل قيمة أصلاً.
2. أدخلوا صفوف السجل التي تحملونها فعلاً فقط. على تبويب UAE Company Setting الخاص بالشركة، أضيفوا تحت UAE Registrations & Identifiers صفوفاً للمعرّفات التي تخصكم واتركوا الباقي. فالصف الفارغ ليس ثغرة في التزامكم؛ أما الصف المُختلَق فمسؤولية عليكم.
3. قرّروا من يحمل صلاحية Manager، ودوّنوا قاعدة الأرشفة. شخص أو شخصان ينبغي أن يستطيعوا تغيير هذه الأرقام، والبقية ينبغي أن يستطيعوا قراءتها، والقاعدة عند تغيّر أي رقم هي دائماً: أرشفة أولاً ثم إنشاء. ضعوا هذه الجملة في قائمة الإقفال لديكم فيبقى السجل جديراً بالثقة دون أن يراقبه أحد.

وإلى أين تذهبون بعد ذلك يعتمد على أي المعرّفات تبيّن أنها تهمّكم، فاختاروا مما تحملونه فعلاً لا من قائمة الوحدات:

• ما زلتم تعدّون الشركة. خذوا الدورة 1.1 أولاً إن لم تكونوا أخذتموها؛ فالدولة الضريبية التي تضبطها هي ما يُظهر كل شاشة في هذه الدورة.
• تسجيلاتكم الضريبية هي الأرقام التي تهمّ. تغطي الدورة 2.1 إقرار ضريبة القيمة المضافة 201 وضريبة الشركات من أوله إلى آخره، وهي حيث تؤدي تلك التسجيلات عملها.
• تعبّئون سجلات الموظفين. تغطي الدورتان 4.1 و4.2 رواتب الإمارات وأنظمة التأمينات الاجتماعية والتأمين ضد التعطل، وهي حيث تكفّ معرّفات الموظف عن كونها أوراقاً وتصير حسابات.
• تحتفظون برخصة تجارية أو بسجل للمالكين المستفيدين. تقف الدورتان 1.5 و1.4 وحدهما ويمكن أخذهما في أي أسبوع يناسبكم.

لستم متأكدين أي المعرّفات يُتوقع من شركتكم حملها فعلاً، أو تعملون عبر عدة شركات في قاعدة بيانات واحدة؟ تحدّثوا إلى Odoone عن إعداد الإمارات لديكم. ساعة تُقضى في ضبط هذا السجل هي ساعة لا تقضونها في استخراج رقم من فاتورة قديمة أثناء تدقيق.

هذا المحتوى معلومات عامة للشركات في دولة الإمارات، ولا يُعدّ استشارة ضريبية أو قانونية أو مالية. تتغير الأنظمة وتختلف الحالات — استشر مستشاراً مؤهلاً بشأن وضعك. وسلوك البرنامج الموصوف أعلاه مأخوذ من دليلَي مستخدم معرّفات الإمارات لأودون وجسر الموارد البشرية التابع لها؛ وحيث يسكت الدليلان تقول هذه الدورة ذلك بدل أن تملأ الفراغ.